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Manual de Microsoft Access 2003

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XML

XML y Access

Es posible que parte del contenido de este tema no pueda aplicarse a algunos idiomas.

El Lenguaje de marcado extensible (Lenguaje de marcas extensible (XML): forma condensada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que permite a los desarrolladores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y presentar información.) (XML, Extensible Markup Language) es el lenguaje estándar para describir y enviar datos a través del Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos, sonido y vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos.), del mismo modo que el Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML: lenguaje de marcado estándar utilizado para los documentos del World Wide Web. HTML utiliza etiquetas para indicar cómo deben mostrar los exploradores Web los elementos de página, como texto y gráficos, y cómo deben responder a las acciones del usuario.) (HTML, Hypertext Markup Language) es el lenguaje estándar para crear y mostrar páginas Web. Microsoft Access proporciona medios para importar y exportar datos XML, así como para transformarlos a y desde otros formatos mediante archivos relacionados con XML.

 

Formato XML

Siempre ha sido complicado mover información en Internet y entre aplicaciones de software debido a los diferentes formatos y estructuras con derecho de propiedad. Aunque HTML esté bien equipado para proporcionar información de texto e imagen para exploradores Web, su capacidad está limitada por la definición de datos y estructuras de datos. El HTML describe el aspecto que debería tener una página Web, mientras que el XML define los datos y describe cómo deberían estar estructurados. El XML es un formato de intercambio de datos, ya que permite intercambiar datos entre sistemas o aplicaciones diferentes. El XML separa los datos de la presentación para que los éstos mismos puedan ser presentados de varias formas al usar archivos de presentación distintos.

El XML es un protocolo basado en estándares regulado por el World Wide Web Consortium (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigación y promociona estándares en todas las áreas relacionadas con World Wide Web.) (W3C). El protocolo XML es un conjunto de reglas, instrucciones y convenciones para diseñar formatos y estructuras de datos, de modo que se creen archivos que puedan ser generados y leídos con facilidad por diferentes equipos y aplicaciones. Además, las estructuras definidas por el XML no son ambiguas, es decir, que son auto descriptivas y tienen una plataforma independiente. Al igual que el HTML, el XML utiliza etiquetas y atributos, pero mientras el HTML especifica qué quiere decir cada etiqueta y atributo (y por lo tanto cómo se mostrarán los datos entre ellos en un explorador), el XML utiliza las etiquetas únicamente para delimitar datos y deja la interpretación total de los mismos a la aplicación que los lee. Para obtener más información acerca del XML, visite el sitio MSDN de Microsoft (sólo disponible en inglés) en el Web.

 

Importar datos XML

Access permite utilizar datos de varias fuentes externas. El uso de  XML permite transformar los datos desde casi cualquier aplicación externa para su uso en Access de manera más sencilla. Permite:

  • Importar datos XML a Jet (motor de base de datos Microsoft Jet: parte del sistema de base de datos de Access que recupera y almacena datos en las bases de datos de usuario y del sistema. Se puede decir que es un administrador de datos sobre el que se construyen sistemas de bases de datos, como Access.), a Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas, índices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores.), o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (denominada anteriormente MSDE).
  • Importar datos de un esquema XML a Jet, SQL Server o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine.
  • Utilizar un archivo XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformation) para transformar los datos en un formato XML compatible con Access.

Nota  Para poder importar archivos XML a SQL Server o a una base de datos Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine, a través de un proyecto de Access (ADP), es necesario que Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine esté instalado en el equipo local.

Es posible utilizar el comando Importar (señale Obtener datos externos en el menú Archivo) para importar archivos de datos XML a Access. Este comando muestra el cuadro de diálogo Importar, en el que se puede seleccionar un documento o un esquema XML que describa la estructura de los datos. Sólo se puede importar a Access un documento cada vez. Los datos deben estar en un formato reconocido por Access, ya sea en un formato nativo o mediante la utilización de un esquema. Tenga en cuenta que al importar datos XML no es posible elegir un subconjunto del documento XML. Es necesario importar el archivo completo.

Los datos XML de cualquier tipo pueden transformarse en un formato compatible con Access, para ello seleccione un tipo de transformación en el cuadro de diálogo Importar XML. También es posible especificar si se desea sobrescribir cualquier tabla existente o anexar a datos existentes.

 

Qué son esquemas XML

Los esquemas XML se utilizan para describir la estructura de los datos en un formato común que tanto clientes, como otros exploradores Web o cualquier programa de software habilitado para XML puedan reconocer. De forma específica, los esquemas definen las reglas de un documento de datos XML, entre los que se incluyen nombres de elementos y tipos de datos, qué elementos pueden aparecer en combinación y qué atributos están disponibles para cada elemento. Los esquemas proporcionan un modelo para un documento de datos XML que define la organización de etiquetas y texto en los documentos a los que se refiere el esquema. Access es compatible con el estándar de esquema XML (XSD). El XSD es un estándar aprobado por el consorcio W3C (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigación y promociona estándares en todas las áreas relacionadas con World Wide Web.) diseñado como una infraestructura básica para describir el tipo y estructura de los documentos XML.

La utilización de un esquema permite asegurar que cualquier documento XML utilizado para importar datos a Access o para exportar desde Access a otro formato contiene datos específicos y se ajusta a una estructura definida. Puede facilitar el esquema a otros negocios y aplicaciones para que sepan cómo estructurar la información que les van a proporcionar, y a cambio, proporcionarte su esquema.

 

Mostrar datos XML

La sintaxis XML (las etiquetas y su organización en un documento) define y describe los datos de un documento XML pero no indica cómo se han de mostrar éstos. En aplicaciones anteriores se utilizaban y en algunos usos actuales se siguen utilizando hojas de estilos en cascada (CSS, Cascading Style Sheets) para indicar al explorador cómo mostrar los datos XML. Sin embargo, las CSS no siempre son una buena elección, ya que están escritas en un lenguaje especializado, lo que significa que el programador tiene que utilizar otro lenguaje para escribir, modificar o entender la estructura de la hoja de estilos. Los archivos CSS sólo permiten especificar el formato de cada elemento XML sin demasiado control sobre el resultado.

Por otra parte, la hoja de estilos XSL (Extensible Stylesheet Language) es mucho más flexible que un archivo CSS. Permite seleccionar con precisión los datos que se mostrarán, especificar el orden o la colocación de éstos y modificar o añadir información. Además, está escrita en un estilo similar a un documento XML, ya que utiliza una combinación de etiquetas parecidas a XML y HTML para crear una plantilla para un estilo de resultado concreto. Para obtener más información acerca de las hojas de estilos XSL, visite el sitio MSDN de Microsoft (sólo disponible en inglés) en el Web.

Observe que no es necesario vincular un archivo CSS o una hoja de estilos XSL a un documento XML para que Microsoft Internet Explorer 5.01 con Service Pack 2 (SP2), o posterior, muestre el documento. Internet Explorer tiene una hoja de estilos predeterminada integrada que muestra el código fuente XML como un árbol contraíble/expansible.

Puede utilizar hojas de estilos para asegurarse de que todas las páginas Web basadas en XML de la intranet o sitio Web son coherentes y presentan una apariencia uniforme sin tener que agregar HTML a cada página.

 

Extensible Stylesheet Language Transformation (XSLT)

XSLT es una especificación recomendada por el World Wide Web Consortium (World Wide Web Consortium (W3C): consorcio de instituciones educativas y comerciales que supervisa la investigación y promociona estándares en todas las áreas relacionadas con World Wide Web.) (W3C), compatible con Access. El XSLT es un lenguaje basado en XML que permite que un documento XML sea asignado a, o transformado en, otro documento XML. Esto proporciona un medio de transformar la información de la presentación de un documento XML de un formato fuente a un formato destino y así sucesivamente. Normalmente el programador crea un archivo de transformación XSL que al aplicarse a un documento XML durante la exportación interpreta o transforma los datos XML en un formato de presentación que puede ser reconocido por otra aplicación, como el Protocolo de anuncio de servicios (SAP) o por un formato de pedido personalizado.

El XSLT tiene muchas de las construcciones (estructuras y comandos) que se encuentran en otros lenguajes de programación, lo que permite al programador utilizar variables, bucles, iteraciones e instrucciones condicionales. De esta forma el programador puede tener un control considerable sobre el resultado de los datos XML. Para obtener más información acerca de los archivos XSLT, visite el sitio MSDN de Microsoft (sólo disponible en inglés) en el Web.

 

Exportar a archivos XML

Exportar datos y objetos de bases de datos a un archivo XML es un modo práctico de mover y almacenar información en un formato que puede ser utilizado sin problemas en todo el Web. En Access es posible exportar los datos, los esquemas (estructuras de datos), o ambos, a archivos XML. Permite:

  • Exportar datos de un archivo XML y, de forma opcional, utilizar XSLT para transformar los datos a otro formato.
  • Exportar los esquemas de datos mediante un esquema estándar XML (XSD).
  • Exportar los datos subyacentes de los formularios y los informes a un archivo XML.

También es posible transformar los datos a otro formato de presentación mediante un archivo XSL durante el proceso de exportación. Puede exportar tablas, consultas y los datos subyacentes de los formularios e informes desde una base de datos de Microsoft Access (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se categoriza en tablas, registros y campos.) (.mdb), así como tablas, consulta, procedimientos almacenados, funciones y los datos subyacentes de los formularios e informes de un proyecto de Microsoft Access (proyecto de Microsoft Access: archivo de Access que se conecta con una base de datos de Microsoft SQL Server y se utiliza para crear aplicaciones cliente-servidor. Un archivo de proyecto no contiene datos ni objetos basados en definiciones de datos, como, por ejemplo, tablas o vistas.) (.adp).

 

Exportar tablas, consultas, vistas, hojas de datos, formularios o informes

Se puede exportar un objeto de una base de datos como documento XML de varias formas:

  • Exportando únicamente los datos de una tabla, consulta, hoja de datos, formulario o informe a un archivo XML. Estos datos se guardan en un archivo denominado <nombredearchivo>.xml.

Nota  Al exportar una tabla a un documento XML, se pueden exportar también tablas relacionadas. Por ejemplo si se exporta una tabla de Pedidos de cliente, se puede también exportar una tabla de Detalles de pedidos y una tabla de Clientes al mismo archivo.

  • Exportando únicamente el esquema (estructura de los datos) de una tabla, consulta, hoja de datos, formulario o informe a un archivo de esquema XML. Un archivo de esquema XML es una especificación formal de las reglas de un documento XML que proporciona una serie de nombres de elementos así como qué elementos están permitidos en el documento y en qué combinaciones. Si se prefiere guardar el esquema como XSD, el archivo se guardará como <nombredearchivo>.xsd.
  • Además, al guardar los datos como XML, puede especificar que los datos se transformen en un formato de visualización personalizado mediante un archivo .xsl existente. Si no se especifica un archivo .xsl, los datos se guardarán en un formato XML estándar. Observe que si no se seleccionan datos para exportar, el formato de presentación tampoco estará disponible. El archivo se guarda como <nombredearchivo>.xsl.
  • Mediante el modelo de objetos de Access, también puede guardar los atributos de presentación de una tabla, consulta, hoja de datos, formulario o informe en un archivo que describa la información de presentación y conexión. Para formularios e informes, este archivo se guarda en un lenguaje basado en XML denominado ReportML que proporciona datos de presentación así como modelos de datos para crear una página de acceso a datos (página de acceso a datos: página Web, publicada desde Access, que tiene una conexión a una base de datos. En una página de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una página puede incluir también datos de otros orígenes de datos, como Excel.). Para tablas, consultas o vistas, y hojas de datos, el archivo de presentación es una plantilla parecida a una hoja de cálculo. El archivo se guarda como <nombredearchivo>_informe.xml.

 

Qué es ReportML

ReportML es un "lenguaje" específico para Access desarrollado por Microsoft que se puede utilizar para describir objetos de bases de datos de Access en XML. El lenguaje ReportML está compuesto por un conjunto de etiquetas que describen un formulario, un informe o propiedades de acceso a los datos de la página, eventos y atributos. Al exportar datos desde Access a un archivo XML, decide guardar la estructura de un formulario o informe en un formato ReportML. El archivo ReportML se puede utilizar para convertir los datos guardados en un página de acceso a datos.

 

Documentos correctos

Cualquier documento creado por Access es correcto, lo que significa que se ajusta a las reglas básicas de XML. Esto significa que:

  • Cada documento XML debe tener un único elemento raíz (un elemento que abarque el documento completo).
  • Todas las etiquetas de inicio y cierre deben coincidir. Las etiquetas XML distinguen mayúsculas de minúsculas.
  • Para cada etiqueta de inicio hay una etiqueta correspondiente de cierre. Una etiqueta con un tipo de letra especial indica los elementos vacíos. Una vez más, las etiquetas XML distinguen mayúsculas de minúsculas.

Nota  Access ReportMl no escribirá ninguna etiqueta vacía.

  • Los elementos no se superponen. En otras palabras, las etiquetas de inicio y cierre deben estar perfectamente anidadas en otros elementos.
  • Algunos caracteres de reserva son parte de la sintaxis XML y no se interpretarán por si mismos si se utilizan en porciones de datos de un elemento. Es necesario sustituir una secuencia de caracteres especial (denominada una "entidad" por XML) como se indica a continuación:

 

Carácter

Entidad

<&lt;
&&amp;
>&gt;
"&quot;
'&apos;

 

Lo siguiente es un ejemplo de un documento XML correcto:

<?xml version="1.0"?>
<ORDER>
<CUSTOMER>Nancy Davolio</CUSTOMER>
<PRODUCT>
<ITEM>Mom&apos;s Boston Crab Meat</ITEM>
<PRICE>$10.00</PRICE>
<QUANTITY>1 Bottle</QUANTITY>
</PRODUCT>
</ORDER>

 

donde:

<?xml version="1.0"?> es una declaración que afirma que es un documento XML e indica la versión. La declaración es opcional, pero está recomendada en cualquier documento XML.

<ORDER> es el elemento raíz que engloba todo el documento.

<CUSTOMER> es una etiqueta de inicio y </CUSTOMER> es una etiqueta de cierre. De forma conjunta describen un elemento de datos, en este caso el nombre del cliente.

Observe que cada conjunto de etiquetas, como <CUSTOMER></CUSTOMER>, posee etiquetas de inicio y de cierre y distingue mayúsculas de minúsculas, y que los conjuntos de etiquetas están perfectamente anidados entre si. Tenga en cuenta también la entidad &apos, que se transformará en un apóstrofo (') cuando la aplicación receptora importe los datos. El apóstrofo tiene un propósito especial en un documento XML y puede malinterpretarse si se utiliza directamente en el texto. Los datos convertidos se mostrarán como Mom's Boston Crab Meat.

Se pueden utilizar espacios en blanco a lo largo del documento para que éste sea más legible.

Si se especifica un esquema al exportar desde Access, los documentos XML creados se consideran documentos XML válidos. Es decir, que además de estar bien formados, los documentos se ajustan a un esquema definido.

 
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